Nedir Bu Soft Skills? #1 Zaman Yönetimi ve Planlama

Soft Skills Nedir?

İş hayatına girmekle beraber sık duyduğum “Soft skills” terimini farklı şekillerde duymuş olabilirsiniz. Kısaca Soft skills, belli bir belge ile kanıtlaması zor olan, insanların sizle vakit geçirdiğinde gözlemleyebildiği sosyal yeteneklerinizdir.

Soft skills’ ler doğrudan belgelenen yetenekler olmadığından çoğu kişinin önemsemediği ve farkında olmadığı yeteneklerimiz olduğunu düşünüyorum.

Hard skills dediğimiz teknik yeteneklerin (yabancı dil, iş becerileri ve programları, diploma vb.) yanında tamamlayıcı rolde olması sebebiyle oldukça önemli olan bu yeteneklerin eksik olması durumunda iş ve sosyal hayatta mutsuzluk, stres ve gerginlik seviyemizde artacaktır.

Mülakatlara girdiğinizde en güçlü ve en güçsüz yanlarınızı sorduklarında sizden almak istedikleri cevap aslında Soft skills ‘lerinizdir. Bu sorular çoğu zaman bizlere saçma gelebiliyor ki kariyerimin başında bana da geliyordu. Fakat geniş açıdan baktığımızda kendini tanımayan birisi eksiklerini nasıl geliştirebilir veya güçlü yanlarını daha fazla ön plana çıkarabilir?

Önemli olduğunu düşündüğüm Soft skills ‘lerden bazıları şunlardır;

• Zaman yönetimi ve planlama
• Problem çözme ve analitik düşünme
• İletişim becerileri
• Takım çalışması
• Öğrenmeye ve yeni fikirlere açık olmak
• Stres yönetimi
• Adaptasyon
• Liderlik

Bu bölümde bahsedeceğim Soft skills “Zaman Yönetimi ve Planlama” olacak.

Zaman Yönetimi ve Planlama

Bir gün içerisinde hepimizin 24 saati var. Genel olarak bu zamanımızın 8 saatini uyku, 8 saat iş için geçirdiğimizi düşünürsek geri kalan 8 saat aslında herkesin farklı kullandığı saattir.

Uyku

Diğer geri kalan saatlerimizi verimli kullanmamız açısından uyku çok kritiktir. 7–8 saatlik bir uyku güne daha dinç ve pozitif başlamanıza da katkı sağlayacaktır. Burada daha kısa sürelerinde yettiği kişiler olabilir gün içerisinde uyku ve enerji problemi çekmiyorsanız bu süreyi biraz daha kısaltabilirsiniz.

İş

İş yerinde geçireceğimiz saatler çoğu zaman bizim günlük rutinlerimizdir. Burada geçireceğimiz zamanı azaltamayacağımız için verimli kullanmak çok önemlidir. Zamanı iyi yönetmek için yapabileceğimiz maddelere bakalım.

• Günü planlamak

Gün içerisinde katılacağın toplantıları, tamamlayacağın iş ile ilgili önemli bilgileri, soracağın soruları önceden not alırsanız bu sizin zamanı istediğiniz gibi yönetmenizi sağlayacaktır. Not almadan aklınızda tuttuğunuz bilgileri gün içerisinde hatırlamak için beyninizi yorarsınız. Ayrıca çoğu zaman önemli şeyleri unutmanıza da sebep olabilir.

• Öncelikleri belirlemek

İşlerinizi planlarken önem derecesine göre önceliklendirmenizi öneririm. Acil yapılması gereken işleri sona bırakırsanız aksilik çıkması durumunda sizi daha fazla strese sokacaktır.

• İşleri parçalamak

Yapacağınız bazı işlerin kapsamı geniş olabilir. Böyle bir durum hissettiğinizde işe başlamadan işi parçalara bölüp her bir parça için kafanızda süre belirleyebilirsiniz. Kafanızda daha net hedefler oluştuğunda daha motive şekilde işinizi tamamlayabilirsiniz.

• Molalar vermek

Ara vermeden uzun süre çalışırsanız odaklanmanız zor olacaktır. İşler arasında kafanız dolduğunda bir hava almak, bir şeyler içmek iyi gelecektir. Uzun süre odaklanıp çözülemeyen çoğu problem kısa bir moladan sonra kolayca çözülebilir.

Fark yaratan 8 saat

Bu bölümde harcadığımız 8 saat bizlerin en fazla müdahale edebildiği, seçim şansımızın fazla olduğu alandır. Bu yüzdendir ki bu alanın başlığı “Fark yaratan 8 saat” koymak istedim. Bu 8 saatlik zamanımızı genelde sosyalleşme, eğitim, dinlenme, eğlence(sosyal medya, dizi/film, hobiler vb.) için harcıyoruz.

Buradaki zamanınız tamamını eğlenceye veya eğitime ayırabilirsiniz, bu tamamen sizin elinizde. Hayatımın farklı dönemlerinde bu iki uç noktayı da deneyimleme şansım oldu. Uzun vadede bu şekilde tek bir seçeneğe zaman ayırmak sürdürülebilir olmuyor. Sadece eğlenceye zaman ayırmak istediğiniz hedeflere varamamaya, sadece eğitime zaman ayırdığınızda ise bir şeyler başarmış ama hayatta bazı şeyleri ihmal ettiğiniz için mutsuz olmanıza neden olabilir.

Bu bölüm için benim dağılım önerim şu şekilde olacaktır;

• 1–2 saat kişisel gelişiminiz için herhangi bir konuda eğitim,
• 2–4 saat aileniz, arkadaşlarınız, sevgiliniz ile geçireceğiniz zaman,
• 2–4 saat hobileriniz, eğlendiğiniz içerikleri tüketme

Burada dengeli bir dağılım yapıp günlük 1–2 saat kişisel gelişiminiz için ayırdığınızda yılda en azından 365 saat kendinize yatırım yapmış olacaksınız.

Unutmayın 365 x 0 = 0, 365 x 1 = 365 ‘dir. Yapacağınız iyi bir zaman yönetimi ve planlama sizi hedeflerinize kolayca ulaştıracaktır.

Notion

Son olarak sizlere işimi çok kolaylaştıran “Notion” isimli bir uygulamadan bahsedeceğim. Bu uygulama sayesinde kolayca planlama ve zaman yönetimi yapabilirsiniz.

Calendar şablonu gün bazlı plan oluşturabilmenizi sağlıyor. Gün içerisinde yapacağınız işler, etkinlik, randevu vb. olayları burada tutabilirsiniz.

Board şablonuna ise yıl içerisinde gerçekleştirmek istediğiniz hedeflerinizi yazın. Bu board ’u 3 farklı alana (Yapılacaklar, Yapılıyor, Yapıldı) bölmenizi öneririm. Hedefleri tamamladıkça bu 3 bölüm arasında kartlarınızı kaydırabilirsiniz.

Koyduğunuz hedefler ölçülebilir olmalı örneğin; “ingilizcemi geliştireceğim” yerine “ingilizce de x uygulamasının y bölümünü bitireceğim” şeklinde koyabilirsiniz. Oluşturduğunuz hedef kartlarının içine kaldığınız aşama ve önemli bilgileri girebilirsiniz.

Öğrendiğiniz konular ile ilgili önemli bilgileri farklı bölümler oluşturarak not alabilirsiniz, bu sayede bu bilgiler sizin için daha kalıcı hale gelecektir. Başardığınız işleri gördükçe daha da motive olacaksınız.

İnternette notion kullanımı ile ilgili çok fazla kaynak mevcut, bu yüzden bu konuya değinmeyeceğim. Diğer bölümlerde bahsedeceğim Soft skills ‘ler ve tavsiyeler için bu seriyi takip edebilirsiniz.